Boekhouden is een verplichting voor iedere onderneming. Het op orde hebben van je financiële processen draagt bij aan een succesvol bedrijf. Boekhoudsoftware helpt dit te bereiken en is daarom een vanzelfsprekend voor ondernemingen vandaag de dag. Eén van de populairste opties is Exact Online (hierna Exact): een boekhoudapplicatie die zich volledig in de cloud bevindt. 

Door Koen, data engineer bij Datalab

Je zou vele blogs kunnen schrijven over de mogelijkheden en eigenschappen van Exact (en deze zijn online ook te vinden). In deze blog richt ik me echter niet op wat er aan de voorkant van de software gebeurt, maar richt ik me op de ‘achterkant’. De plek waar je, nadat je informatie in Exact hebt geüpload, de data weer uit het systeem kunt halen.

Vanuit Datalab hebben wij met veel bedrijven te maken die behoefte hebben om deze data er weer uit te halen. Ze willen het combineren met data uit andere systemen (CRM, fiscale software, webshops, etc.) en gebruiken voor rapportages en analyses. In deze blog vertel ik hoe je data uit Exact kunt halen en waarom dit lastig kan zijn voor niet technische personen. Ik ga in op een veelgebruikte oplossing: een connector. Ik weeg hiervan de voor- en nadelen en ga in op een veel beter alternatief, namelijk het data warehouse.

Data ontsluiten uit Exact Online

Exact Online biedt gebruikers de mogelijkheid om hun eigen informatie uit het systeem te halen. Eén manier daarvoor is het direct exporteren vanuit de gebruikersinterface. Met een druk op de knop rolt er een Excel of CSV bestand uit Exact, waar de gebruiker vervolgens mee aan de slag kan. Dit is voldoende voor een eenmalige situatie, maar is niet praktisch wanneer structurele rapportages en analyses het doel zijn.

Voor deze situatie biedt Exact een zogenaamde API aan. Dit is een interface om te communiceren met Exact en is bedoeld voor geautomatiseerde processen. Via de API is het mogelijk -zonder menselijke tussenkomst- data uit het systeem te ontsluiten. Erg handig wanneer je bijvoorbeeld een dashboard hebt en je de data automatisch wilt verversen.

Data centraal ontsluiten in een data warehouse levert veel mogelijkheden op zoals analyses en dashboards met de juiste gegevens in één overzicht

Het direct gebruikmaken van de API is voor de gemiddelde gebruiker van Exact een (technische) stap te ver. De Exact Online API is namelijk een goed doorontwikkelde, maar relatief strenge API. Het kent een hoop ‘regels’ waar een programma zich naar moet gedragen alvorens het de data ophaalt. Enkele voorbeelden:

  1. De hoeveelheid data die je mag ophalen (zogenaamde ‘rate limits’): er bestaan limieten aan de hoeveelheid data die je per administratie/minuut/dag mag ophalen.
  2. De tijdsperiode waarin een programma toegang tot de data krijgt: nadat een programma toegang is verleend tot de data, heeft het maximaal 10 minuten tijd totdat de toegang weer wordt geweigerd. Vervolgens moet opnieuw toegang aangevraagd worden.
  3. De intensiteit waarmee data wordt opgehaald: wanneer je intensief data ophaalt of vaak fouten maakt bij het ophalen, kan het gebeuren dat Exact het ophalen van data vertraagt of zelfs tijdelijk blokkeert.

Om een volledig automatisch proces op te zetten dat rekening houdt met al deze aspecten, moet je beschikken over behoorlijk wat technische kennis en vaardigheden. Daarom schaffen ondernemingen vaak kant-en-klare software aan die de koppeling met de API voor hen legt, een zogenaamde connector.

Connectoren

Omdat veel ondernemingen niet in staat zijn zelf de API van Exact te benaderen, wordt er veelal gebruik gemaakt van een connector. Deze kant-en-klare software legt automatisch verbinding tussen de API en een analyse- of rapportagetool, bijvoorbeeld een dashboard. Een goed gebouwde connector respecteert de regels van de API en zorgt voor het soepel inladen van de data.

Het aanschaffen van een connector heeft voordelen. Het is een eenvoudige en laagdrempelige manier om je data uit Exact te halen. Dit maakt het aantrekkelijk voor bedrijven die beginnende zijn met het werken met dashboards. Helaas kent de connector ook tekortkomingen. Connectoren voldoen vaak niet aan de wensen van gebruikers wanneer het aankomt op de frequentie en snelheid waarmee data ververst moet worden. Een voorbeeld uit eigen ervaring betreft een onderneming die aanpassingen in Exact pas de volgende dag in zijn dashboard zag verschijnen.

Een andere belangrijke tekortkoming van een connector wordt pas gevoeld wanneer data uit Exact gevalideerd, getransformeerd en/of gecombineerd moet worden met data uit andere bronnen. Zoals informatie uit een CRM-systeem, fiscale software systemen, webshops, en meer. Over het algemeen laadt een connector de Exact-data direct in een dashboard, waardoor deze stappen pas in de tool zelf kunnen plaatsvinden. Het grote nadeel hiervan is dat dashboardingtools hier vaak inefficiënt en traag in zijn. Dataverwerking wil je liever uitvoeren in andere tools, zodat een dashboard kan doen waar het goed in is: visualiseren en presenteren. Dit is misschien wel de belangrijkste reden om te kiezen voor een data warehouse.

Data warehouse

Datalab biedt klanten een data warehouse aan als alternatief voor een connector. In plaats van een directe verbinding tussen Exact en een dashboard, zetten wij processen op die de data eerst naar een data warehouse verplaatsen. De processen zorgen dat de data up-to-date blijft met Exact en op een frequentie die noodzakelijk is voor de doelen die een klant wil bereiken. Eenmaal in het data warehouse kan data gemakkelijk gevalideerd, getransformeerd én gecombineerd worden met informatie uit andere bronnen die in het data warehouse zijn ontsloten. Gevolg: kant en klare datasets die efficiënt worden klaargezet om ingeladen te worden door een dashboard of andere rapportage tool. Gecombineerde data welteverstaan.

Het verbeteren en professionaliseren van rapportages is slechts één mogelijkheid die een data warehouse biedt. Zodra data uit Exact -en andere bronnen- in het data warehouse worden verwerkt, kan er over veel bredere toepassingen worden nagedacht. Opties zijn het preventief signaleren van afwijkende of ontbrekende financiële gegevens van een onderneming, controles uitvoeren door deze te combineren met fiscale informatie, klanten/medewerkers hier automatisch op attenderen en/of problemen proactief voor zijn door deze te voorspellen. Is dit iets wat je aanspreekt? Twijfel dan niet om contact met ons op te nemen.