De Administratie is een accountancykantoor dat techniek vanaf de start inzet om slimmer te werken. Het doel is niet alleen efficiënter administreren, maar ruimte maken voor maatwerk en advies. Terugkijken blijft belangrijk, maar ondernemers hebben vooral behoefte aan inzichten die helpen vooruitkijken.

Daarvoor moest data uit veel losse systemen samenkomen. De Administratie werkte, net als veel kantoren, met financiële administraties, salarisdata, CRM-informatie en kantoorapplicaties die elk hun eigen waarheid vasthouden. Zolang die data verspreid blijft, kost elk adviesrapport extra werk en blijven foutmarges lastig zichtbaar.

De uitdaging: veel waardevolle data, maar verspreid over silo's

Administratie- en accountancykantoren beschikken over uitzonderlijk veel klantdata. Financiële data zit bijvoorbeeld in Exact of Visma, salarisinformatie in systemen zoals Nmbrs en klantcontact in CRM-oplossingen zoals Zoho, TribeCRM of Salesforce. Daarnaast zijn er kantoorapplicaties, exports, auditfiles en maatwerkbestanden.

Voor De Administratie was de vraag: hoe benutten we die bronnen zonder dat teams handmatig blijven kopiëren, controleren en interpreteren? Data combineren is waardevol, maar ook kwetsbaar. Verschillende definities, onvolledige exports en tegenstrijdige gegevens kunnen tot verkeerde conclusies leiden.

Raymond van Lier "Om onze dienstverlening extra meerwaarde te geven, speelden we al geruime tijd met de gedachte de verschillende plukjes data te koppelen zodat we nog beter kunnen adviseren. De vele verschillende softwareprogramma's houden al die data graag bij zichzelf."

Raymond van Lier, algemeen directeur en medeoprichter van De Administratie

De aanpak: eerst een scherpe Quick Scan

Datalab begon met een inventarisatie van de aanwezige datastromen. Welke bronnen zijn er? Welke data is betrouwbaar genoeg? Welke definities verschillen per systeem? En waar levert koppeling direct waarde op voor interne processen of klantadvies?

Die Quick Scan werkte als een röntgenfoto van het datalandschap. Niet alleen de technische mogelijkheden kwamen in beeld, maar ook de plekken waar foutmarges konden worden verkleind. Daarmee ontstond een concreet vertrekpunt: geen abstract dataprogramma, maar gerichte vervolgstappen op basis van wat het kantoor al in huis had.

Raymond van Lier "Tijdens de inventarisatiefase kwamen niet alleen de efficiëntieverbeteringen in beeld, ook bleek dat wij onze foutmarges kunnen verkleinen."

- Raymond

De oplossing: datawarehouse, dashboards en herbruikbare extracties

Op basis van de inventarisatie is een datafundament ontworpen waarin bronnen veilig en herhaalbaar samenkomen. Een cloud-datawarehouse vormt de basis. Daarbovenop kunnen dashboards, controles en data-extractietooling worden ingericht.

Dat is belangrijk voor De Administratie zelf, maar ook voor de klanten van het kantoor. Wanneer datamodellen en definities herbruikbaar zijn, hoeft een dashboard niet steeds opnieuw vanaf nul te worden gebouwd. Klantadvies wordt schaalbaar, terwijl de inhoud juist scherper en persoonlijker wordt.

De eerste toepassingen richten zich op:

  • centrale ontsluiting van klant- en administratiedata;
  • dashboards voor inzicht in prestaties, afwijkingen en trends;
  • benchmarking tussen vergelijkbare administraties;
  • data-extracties die klanten direct kunnen gebruiken;
  • een basis voor verdere automatisering, forecasting en AI-toepassingen.

Het resultaat: relevanter blijven voor de klant

De Administratie wil relevant zijn en blijven in een sector waarin veel administratief werk steeds verder automatiseert. Data helpt daarbij om de rol van controller en adviseur steviger in te vullen: niet alleen rapporteren wat gebeurd is, maar verklaren wat er gebeurt en vooruitkijken naar wat waarschijnlijk komt.

Met dashboards, een datawarehouse, data-extractietooling en doorlevering aan klanten zijn de eerste stappen gezet. Het fundament maakt het mogelijk om administraties onderling te vergelijken, afwijkingen sneller te zien en adviesgesprekken beter te onderbouwen.

BPO en De Administratie: advieskracht bovenop het datafundament

De accountancycase staat niet los van de bredere samenwerking tussen Datalab, BPO en De Administratie. Waar Datalab het datafundament en de technische samenhang brengt, sluit BPO aan met de controllerblik: cijfers interpreteren, vooruitkijken en ondernemers helpen sturen.

Juist die combinatie maakt data waardevol. Een dashboard is pas relevant wanneer het leidt tot betere keuzes, scherpere signaleringen en een adviesgesprek dat verder gaat dan de jaarrekening.

Wat andere kantoren hiervan kunnen leren

De belangrijkste les is dat datagedreven werken niet hoeft te beginnen met een groot platformtraject. Een goede eerste stap is vaak een scherpe inventarisatie: welke bronnen zijn er, welke vragen leven bij partners en klanten, en waar kost handmatig werk nu de meeste tijd?

Van daaruit kan een kantoor modulair groeien. Eerst een datamodel, dashboard of signalering. Daarna meer bronnen, meer klanten, continuous auditing of AI-ondersteuning.

Wilt u dit ook voor uw kantoor onderzoeken? Bekijk Datalab Accountancy Studio of plan direct een gesprek met Datalab.